Cómo pasa una RFQ del correo a la cotización

Paso 1 · Clasificar: ¿qué es este correo?

No todo correo con la palabra «cotización» es una solicitud nueva. En la bandeja de un comercial conviven cuatro cosas distintas: una solicitud de precio nueva, un cliente que pide un cambio sobre una cotización que ya existe (otro puerto, otra fecha, otro contenedor), correspondencia interna sobre una cotización que ya se gestionó, y ruido (publicidad, confirmaciones automáticas, cadenas sin pregunta).

Clasificar bien es el paso que evita duplicados. Un cambio sobre una cotización existente tratado como solicitud nueva crea dos cotizaciones para el mismo embarque, con dos consecutivos y dos versiones de la verdad. La regla que usamos: ante la duda, el correo queda para que lo decida el comercial. Es preferible una solicitud sin clasificar que un duplicado.

Paso 2 · Extraer lo que exige el Incoterm, no todo

Una cotización de flete internacional no necesita «todos los datos»: necesita los que exige el Incoterm de esa solicitud. Una solicitud FOB Shanghái empieza en el puerto: hace falta el puerto de origen, el destino, el tipo y la cantidad de contenedores, la mercancía y la fecha estimada. Una solicitud EXW empieza en la bodega del vendedor: además hace falta la dirección exacta de recogida y los cargos en origen. Pedirle al cliente datos que su Incoterm no exige retrasa la cotización y da la impresión de que la agencia no sabe cotizar.

Hay un solo dato que nunca se asume: las dimensiones en carga suelta (LCL o aérea), porque de ahí sale la base de cobro. Todo lo demás que la casa suele asumir (un peso estándar para un contenedor completo, una fecha de salida de referencia, una descripción genérica) se asume y se deja escrito en la cotización como supuesto. Asumir sin declarar es la fuente de las discusiones posteriores; preguntar lo que se podía asumir es la fuente de las cotizaciones que llegan tarde.

Paso 3 · Revisar primero los tarifarios propios

Antes de escribirle a un proveedor, la agencia ya tiene información: contratos vigentes con navieras, tarifas recientes por ruta, recargos de destino en su catálogo. Una parte de las solicitudes se puede cotizar completa desde los tarifarios propios; otra necesita solo un tramo (el flete internacional, o el terrestre en destino). La regla es pedir a los proveedores únicamente lo que falta.

Paso 4 · Pedir tarifas a proveedores y esperar la vuelta

La solicitud de tarifas (rate request) sale por correo: un correo por categoría (marítimo, aéreo, terrestre), con los proveedores de esa categoría en copia oculta para que no se vean entre sí, y con la vigencia que se necesita. El terrestre suele ir aparte porque lo cotizan otros proveedores.

La vuelta no es inmediata ni ordenada: cada proveedor responde cuando puede, horas o días después, uno por uno. Cada respuesta se registra tal como llegó, sin marcar todavía una opción ganadora. Los recargos de destino no se toman del proveedor sino del catálogo interno de la agencia; si el proveedor también los manda y no coinciden, gana el catálogo y la diferencia se anota.

Paso 5 · Armar las opciones y poner el margen

Con las tarifas registradas se arman las opciones: por proveedor, con costo total y tiempo de tránsito. Aquí hay una regla que separa un buen proceso de uno peligroso: ninguna cifra se calcula ni se estima; todas se transcriben de lo que el proveedor escribió. Si el proveedor no dio un rubro, ese rubro queda vacío, no interpolado.

El margen lo pone una persona. No es una limitación del proceso: es donde termina lo automatizable. Cuánto se le carga a este cliente en esta negociación es una decisión comercial, y cambia con la relación, el volumen y el momento. La única excepción razonable es el precio contratado, donde el recargo ya es regla pactada.

Paso 6 · Enviar solo lo que el cliente puede leer

La cotización sale al cliente como borrador hasta que alguien de la agencia la aprueba. Y al cliente le llega solo lo que puede leer: nunca el costo, el nombre del proveedor, el profit ni el ruteo interno. En una muestra de correos de pricing de una agencia con la que trabajamos, el 41 % traía el profit escrito y el 32 % nombraba al proveedor. Esa fuga no es un problema de software; es un problema de proceso que el software puede cerrar.

Cuánto tarda hoy, medido

En una agencia de carga con la que trabajamos, la mediana desde que una solicitud se asigna hasta que sale la cotización fue de 6 horas, medida sobre 69 casos de julio de 2026. Y el equipo de pricing repreguntó al cliente en solo el 5,9 % de 202 conversaciones. Esa segunda cifra importa más de lo que parece: la vara del proceso manual es alta, y un sistema que pregunta de más empeora el proceso en vez de mejorarlo.

Publicamos estas cifras como referencia del proceso manual, no como ahorro. La medición con agente se hace con la misma definición de inicio y fin, separando marítimo, aéreo y terrestre, importación y exportación, y horario laboral; sin esos cortes, cualquier porcentaje de mejora es un invento.

Qué se automatiza y qué no

• Se automatiza: clasificar el correo, extraer los datos según el Incoterm, declarar los supuestos, revisar los tarifarios, mandar las solicitudes de tarifa, registrar las respuestas y armar las opciones.
• Lo decide una persona: el margen y el precio final, la aprobación de todo lo que va al cliente, y las excepciones: DDP (exige preliquidar aranceles), carga suelta sin dimensiones, y origen ambiguo en EXW o FCA.
• Así trabaja Vera, el empleado de cotización de Flettia: dentro del correo y los sistemas que la agencia ya usa, con esas reglas fijas desde el primer día.

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